聪明工作-邮件礼仪

邮件礼仪

  • 邮箱的名称
    • 邮箱的注册名,如「wuyanzu@163.com
      • 不太正式的邮箱注册名
      • 较为稳妥的邮箱注册名
    • 对外展示的名字
      • 邮箱收件时上方发件人的名字
        • 拒绝使用QQ有一大原因是因为之前QQ邮箱之前默认使用QQ昵称当做发件人名称,有些过于非主流了
        • 推荐使用
          • 中文姓名
          • 英文名+姓
          • 如果经常频繁沟通,建议使用,公司名+职位+姓名
  • 收件人、CC和BCC的区别
    • 收件人:直接相关的人,大多数时候,你希望他们做出回应(听众)
    • CC(抄送):让对方了解下,不需要对方回应(旁听)
    • BCC(密送):被填入BCC一栏的收件人,将对其他收件人隐藏。(类似网易邮箱的群发单显)
    • 谁要抄送,谁不需要抄送,请先搞清楚公司架构及事务的相关人员(问你的直接上级)
  • 如何写好邮件?
    • 邮件正文
      • 忌长篇大论,提倡ABC法则
        • A - Action(行动):一句话总结希望收件人做的事情
        • B - Background(背景):解释事件背景和细节
        • C - Close(结束语):一两句结束邮件的礼貌用语
          • 可以放上一些相关联系人,比如有哪件事情需要了解详情的时候应该联系谁+联系方式
        • 间接等于 5W 法则
          • A = who,when,what,where
          • B = why
    • 邮件标题
      • 内容:精简 Action 的内容
      • 格式:在标题前面加上邮件类型 - 通知,请求
    • 写邮件的顺序
      • 附件:很容易在最后被忘记
      • 正文:方便在正文中提及附件
      • 标题:方便总结正文内容来起标题
      • 收件人:写好内容,更容易判断收件人,CC等关系
    • 关于附件的好习惯
      • 千万别发一份邮件,正文只有几个字
      • 建议在正文简要说明附件中的关键信息以及注意文件的格式
      • 养成好的附件命名习惯
        • 文件修改的日期
        • 版本号
        • 序列号等
    • 自动回复如何设置
      • 自动回复的错误用法
        • 你的来信我已经收到。。。
      • 自动回复的正确用法
        • 休假或外出的时候才会用
        • 阐述你正在休假
        • 如果很急的话,可以联系谁(姓名 + 联系方式)
        • 如果不是很急的话,你大概什么时间可以回复

邮件管理

  • 遵循FAST法则管理

    • Filter 过滤
      • 把符合规则的邮件自动归类到某个分类的文件夹下(如过滤器,过滤规则,来信分类等功能)
    • Archive 归档
      • 将已经阅读或已经处理的邮件转移到「归档」的文件夹下
    • Snooze 延后
      • 不能马上处理或马上回复的邮件
      • 适用于简单,稍后才需要完成的任务
    • Transfer 流转
      • 大型任务清单,任务比较复杂,可能需要进一步细化和重新分配
      • 这里的流转存在两种意思
        • 一是在你的任务处理层面上的流转,比如流转细分到你的 todolist 或其他任务管理软件上
        • 二是这个任务需要多人合作,比如会议结束后把邮件中汇总的任务细化分配给各个负责人
  • 如何进一步整理邮件?

    • 文件夹
    • 标签(标签的三个维度)- 以过滤器自动打标签

      • 来源标签:以发件人所在的公司部门,或是外部合作方、客户的名字命名
      • 类型标签:以邮件属性命名,如任务、通知、用户反馈、新闻订阅等
      • 项目标签:以邮件所属项目名字命名
    • 高级的邮件检索功能

      • *:匹配
      • AND:包含
      • -:排除
      • has:document - 找出带word文档的邮件
      • has:spreadsheet - 找出带有exceld的邮件
      • has:presentation - 找出带有ppt的邮件

      • 参考 https://support.google.com/mail/answer/7190

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  • 本文作者: 煌金 | 微信公众号【咸鱼学Python】
  • 本文链接: http://www.xianyucoder.cn/2019/08/26/聪明工作-邮件礼仪/
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